Oznámení o zpracovávání osobních údajů
Jelikož v souvislosti s naší činností dochází ke zpracování osobních údajů, chtěli bychom Vám těmto jako dotčeným osobám poskytnout informace o podmínkách zpracování osobních údajů a Vašich právech ve smyslu podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů o volném pohybu takových údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně údajů) (dále jen „nařízení“) a 110/2019 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně a doplnění některých zákonů (dále jen „zákon“). Zároveň bychom Vás chtěli ujistit, že řádné zpracovávání Vašich osobních údajů jako dotčených osob je pro nás důležité a jejich ochrana je naprostou samozřejmostí.
Tato informace je určena návštěvníkům naší webové stránky www.topdoktor.cz, našim klientům, kteří využili naše služby, našim smluvním partnerům, osobám oprávněným jednat jménem smluvních partnerů a zástupcům smluvních partnerů.
Přečtěte si prosím níže uvedené informace o zpracování osobních údajů. V případě jakýchkoli otázek souvisejících se zpracováním osobních údajů, prosím, kontaktujte naši společnost.
Tato pravidla můžeme aktualizovat zveřejněním nové verze na našich webových stránkách.
Datum vydání a účinnosti aktuální Informace je 01.02.2023.
1. Identifikační údaje správce
Provozovatelem informačních systémů, ve kterých jsou zpracovávány Vaše osobní údaje, a správcem Vašich osobních údajů je obchodní společnost TopDoktor CZ s.r.o., se sídlem Světova 523/1, Libeň, 180 00 Praha 8, IČO: 17919983, zapsaná v obchodním rejstříku Okresního soudu v Praze, sp. zn. C 378689 (dále jen „správce“).
Kontaktní údaje správce: email: gdpr@topdoktor.cz
Správce určuje, jakým způsobem a za jakým účelem se Vaše osobní údaje budou zpracovávat.
2. Zásady ochrany osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze na základě zákonných podmínek, které jsou uvedeny v nařízení nebo v zákoně. Jako správce zodpovídáme za ochranu Vašich osobních údajů, které jsme o Vás získali nebo získáváme v souladu s nařízením a zákonem v rozsahu a způsobem podle této informace.
V případě otázek týkajících se zpracovávání Vašich osobních údajů se na nás můžete obrátit osobně nebo poštou na adrese našeho sídla nebo e-mailem na adrese gdpr@topdoktor.cz.
3. Získávání osobních údajů
Vaše osobní údaje získáváme především přímo od Vás, a to tehdy, když nám je dobrovolně poskytujete v souvislosti s vyplněním rezervačního nebo registračního formuláře na našich webových stránkách www.topdoktor.cz, ve změnových formulářích, v e-mailové a chatové komunikaci nebo je můžeme odvodit z jiných údajů, které máme o Vás zaznamenány.
Vaše osobní údaje také mohou pocházet od třetích osob, které jsou s nimi oprávněny zacházet a předávat je nám.
4. Kategorie získaných a zpracovávaných osobních údajů
Získáváme a zpracováváme pouze Vaše běžné osobní údaje v rozsahu nezbytném v rámci našich aktivit v souvislosti se zabezpečováním a poskytováním našich služeb dle smluv, které jsme s Vámi uzavřeli. Osobní údaje zvláštní kategorie, které by odhalovaly Váš rasový nebo etnický původ, politické názory, politické nebo filozofické přesvědčení, členství v odborových organizacích, genetické údaje, biometrické údaje, sexuální orientaci a jiné citlivé osobní údaje o Vás nezpracováváme.
Zpracováváme Vaše osobní údaje v následujícím rozsahu:
· Identifikační údaje: jméno, příjmení, zdravotní pojišťovna
· Kontaktní údaje: e-mailová adresa a telefonní číslo
· Údaje o využitých službách: historie objednávek zakoupené služby, cena zakoupených služeb, datum a čas nákupu
· Bankovní, finanční a transakční údaje: údaje o bankovním účtu, údaje o platbách
· On-line identifikátory: cookies, IP adresa
· Údaje o používání: geografická poloha, webový prohlížeč a jeho verze, operační systém, referenční zdroj, délka návštěvy, zobrazení stránek a navigační cesty stránek, stejně jako informace o časování, frekvenci a vzorci používání našich služeb
· Data korespondence: komunikační obsah
5. Účel zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme získávat a dále zpracovávat pro následující účely:
· uzavření a plnění smlouvy
Vaše osobní údaje budeme získávat a dále zpracovávat k plnění smluvních povinností nebo provedení opatření na Vaši žádost předtím, než s Vámi uzavřeme smlouvu, za účelem Vaší jednoznačné identifikace jako smluvní strany, při uzavření a plnění smlouvy, její změny nebo ukončení, kontroly plnění smlouvy, správy a účtování ceny za služby, evidence pohledávek vyplývajících ze smlouvy, řádného vypořádání všech závazků, vyřizování reklamací a stížností, fakturace.
Vaše osobní údaje budeme získávat a dále zpracovávat k naplňování našeho oprávněného zájmu na vzniklých v souvislosti s dodávkou služeb dle příslušné smlouvy, uchovávání s tím související dokumentace a záznamů atd.
Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel je čl. 6 odst. 1 písm. b), c) a f) nařízení; tj. plnění smlouvy, plnění zákonných povinností správce a oprávněný zájem správce. Poskytnutí osobních údajů dotyčnou osobou je v tomto případě smluvním požadavkem. V případě neposkytnutí osobních údajů nebude možné s dotyčnou osobou uzavřít smluvní vztah.
· přímá komunikace
Vaše osobní údaje budeme získávat a dále zpracovávat pro účely přímé komunikace s Vámi s cílem odpovědět na Vaše dotazy a vyhovět Vašim požadavkům zaslaným e-mailem nebo prostřednictvím našeho chatového okna, Vás můžeme na základě charakteru nebo účelu komunikace požádat o Vaše kontaktní údaje. Za tímto účelem, jakož i k účelu požadovaného poskytování služeb, je zpracování osobních údajů nezbytné.
Právním základem v tomto případě je čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) nařízení, tj. plnění smlouvy a náš oprávněný zájem. V tomto kontextu je v našem zájmu vyhovět Vašim požadavkům.
· marketing
Vaše osobní údaje budeme získávat a dále zpracovávat pro zasílání obchodních informací souvisejících s našimi službami e-mailem. Obchodní informace budeme zasílat pouze v takovém rozsahu a frekvenci, aby nebyly pro Vás obtěžující.
Zpracování pro účely marketingu lze považovat za zpracování na základě našich oprávněných zájmů v případě, že jste naším klientem. Právním základem v tomto případě je čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení. Za náš oprávněný zájem považujeme informovat Vás o novinkách a nabídkách v oblasti našich služeb. Máte právo kdykoli namítat proti zpracovávání Vašich osobních údajů pro účely marketingu nebo kdykoli zastavit odesílání našich marketingových zpráv prostřednictvím odkazu přímo v těchto zprávách.
· vedení účetnictví a pořizování účetních dokladů
Pro splnění zákonné povinnosti budeme zpracovávat Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu zejména v rámci správy a fakturace ceny za dodávku produktů a služeb, zpracování účetních, daňových dokladů a faktur.
Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel je ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení, tzn. splnění našich zákonných povinností vyplývajících zejména ze zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 586/1992 Sb. o dani z příjmů ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů.
· evidence pošty a správa registratury
Pro splnění zákonné povinnosti budeme evidovat a uchovávat Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu v rámci evidence a správy poštovních zásilek, pošty doručované a odesílané z a do elektronické schránky a evidence a archivace smluv, účetních, daňových a souvisejících dokladů v našich interních systémech.
Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel je ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení, tzn. tj. splnění zákonné povinnosti správce podle zvláštních předpisů, a to zejména podle zákona o účetnictví a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.
· zajištění funkčnosti naší webové stránky
Zaznamenáváme a ukládáme IP adresu a cookies, abychom zabezpečili funkčnost naší webové stránky a přizpůsobili provoz stránky Vašim potřebám. Můžeme zpracovávat i další údaje o používání našich webových stránek a služeb jako je geografická poloha, webový prohlížeč a jeho verze, operační systém, referenční zdroj, délka návštěvy, zobrazení stránek a navigační cesty stránek, stejně jako informace o časování, frekvenci a vzorci používání naší služby. Zdrojem údajů o používání je služba Google Analytics. Tyto údaje o používání mohou být zpracovány za účelem analýzy používání webových stránek a služeb.
Právním základem v tomto případě je čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) nařízení. V tomto kontextu je v našem zájmu, co se týče zpracování osobních údajů, zajistit řádné fungování naší webové stránky a podnikání uskutečňovaného přes naši webovou stránku a zabránit kybernetickým útokům. V případě potřeby můžeme použít anonymní informace k přizpůsobení návrhu našich webových stránek potřebám uživatelů.
6. Příjemci osobních údajů
Všechny Vaše osobní údaje budou zpracovávány a uchovávány v našich interních systémech a budou námi dále předávány jiným příjemcům pouze tehdy, je-li to nezbytné k dosažení účelu zpracování a účelu smlouvy mezi námi uzavřené nebo na základě zákonné povinnosti vyplývající ze zvláštních právních předpisů.
Příjemci osobních údajů mohou být:
· kontrolní, dozorčí a jiné státní orgány v rámci výkonu jejich činnosti ve smyslu zvláštního právního předpisu (např. Česká obchodní inspekce, Úřad pro ochranu osobních údajů, daňový úřad apod.),
· soudy a orgány činné v trestním řízení na základě jejich vyžádání, nebo v rámci našich oprávněných zájmů při prokazování, uplatňování a obhajování právních nároků,
· smluvně pověření poskytovatelé služeb, jako například poskytovatelé účetních služeb, poštovních a zasílatelských služeb, služeb spojených s vývojem softwaru, finančních a pojistných služeb,
· externí poskytovatelé služeb a osoby, prostřednictvím kterých, zajišťujeme plnění našich smluvních povinností vůči vám (zejména poskytovatelé zdravotních služeb, u kterých si rezervujete termín), případně klienti, pro které zajišťujeme poskytování služeb z vaší strany (klienti, kteří si u vás rezervovali termín prostřednictvím našich webových stránek),
· dalším příjemcům, kterým jsme povinni osobní údaje poskytnout ve smyslu zvláštního zákona, nebo našeho oprávněného zájmu, jako například auditoři, právní poradci, daňoví a účetní poradci, pojišťovny, banky, osoby, které jsou s námi v pracovně právním nebo jiném obdobném vztahu, a to v rozsahu, který je nezbytně nutný pro výkon jejich práce nebo práv, a které zároveň ve vztahu k poskytnutým nebo zpřístupněným osobním údajům budou mít v rozsahu a za podmínek sjednaných v písemné smlouvě, kterou s nimi uzavíráme nebo stanovené obecně závaznými právními předpisy, povinnost zachovávat o takových informacích mlčenlivost.
7. Doba uchovávání osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu nezbytnou k dosažení účelů jejich zpracování, nejdéle však po dobu trvání smluvního vztahu nebo odvolání souhlasu, v případě, že se jedná o zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu.
V případě, že budeme vůči Vám uplatňovat právní nároky a vést soudní nebo správní řízení nebo budete-li právní nároky uplatňovat Vy vůči nám a vést vůči nám soudní nebo správní řízení, osobní údaje budou zpracovávány za účelem prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků až do pravomocného skončení takového jednání.
Po ukončení smluvního vztahu, resp. po pravomocném skončení řízení podle předchozí věty, budou Vaše osobní údaje již pouze uchovávány (archivovány), a to po dobu 10 let od skončení smlouvy, případně po jinou dobu stanovenou právními předpisy, protože povinnost uchovávat smlouvu a účetní a daňové doklady související se smlouvou, které obsahují Vaše osobní údaje nám vyplývá ze obecně závazných předpisů, zejména ze zákona o účetnictví. Lhůta uložení počíná běžet prvním dnem kalendářního roku následujícího po roce, ve kterém uplynula platnost smlouvy. Po uplynutí této doby budou údaje vymazány, resp. znehodnoceny / skartovány.
V případě, že kdykoli namítnete zpracování Vašich osobních údajů na přímý marketing, přestaneme Vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.
Veškeré informace k identifikaci a stíhání zneužití v souvislosti se zabezpečením fungování našich webových stránek, zejména Vaši IP adresu, uchováme maximálně 7 dní.
8. Přenos osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodní organizaci
Vaše osobní údaje nejsou poskytovány do třetích zemí nebo mezinárodní organizaci a takový přenos osobních údajů ani nezamýšlíme.
Berete na vědomí, že osobní údaje, které odešlete ke zveřejnění prostřednictvím našich webových stránek nebo služeb, mohou být přístupné prostřednictvím internetu na celém světě. Nemůžeme zabránit použití (nebo zneužití) takových osobních údajů jinými osobami.
9. Automatizované rozhodování, včetně profilování
Při zpracovávání Vašich osobních údajů z naší strany nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.
Trvalý soubor cookie bude uložen ve webovém prohlížeči a zůstane platný až do stanoveného data vypršení platnosti, pokud není před datem vypršení platnosti vymazán uživatelem; cookies relace vyprší na konci relace uživatele, když je webový prohlížeč zavřený.
10. Cookies
Pro pro-uživatelské webové stránky a přizpůsobení provozu našich webových stránek Vašim potřebám, mohou naše webové stránky používat soubory cookies. Soubor cookie je malý soubor, který se na vašem počítači ukládá lokálně, když navštívíte webové stránky. Tento soubor obsahuje identifikátor (řetězec písmen a čísel), který posílá webový server do webového prohlížeče a je uložen prohlížečem. Identifikátor se pak odesílá zpět na server vždy, když prohlížeč požaduje od serveru stránku. Když navštívíte webovou stránku na stejném zařízení, soubor cookie naznačuje například, že jste opakovaným návštěvníkem. Soubory cookies nám také umožňují analyzovat používání našich webových stránek. Nezahrnují žádné osobní údaje a není možné Vás prostřednictvím nich identifikovat na webových stránkách třetích stran – včetně stránek poskytovatelů analýzy.
Soubory cookies mohou být buď „trvalé“ soubory cookies nebo soubory „relace“: trvalý soubor cookie bude uložen ve webovém prohlížeči a zůstane platný až do stanoveného data vypršení platnosti, pokud není před datem vypršení platnosti vymazán uživatelem; cookies relace vyprší na konci relace uživatele, když je webový prohlížeč zavřený.
Soubory cookies obvykle neobsahují žádné informace, které osobně identifikují uživatele na webových stránkách třetích stran – včetně stránek poskytovatelů analýzy, ale osobní informace, které ukládáme, mohou být propojeny s informacemi uloženými v cookies a získanými z nich.
11. Cookies, které používáme
Cookies používáme pro následující účely:
· ověřování – soubory cookies používáme k Vaší identifikaci při návštěvě našich webových stránek a během navigace na našich webových stránkách;
· analýza – používáme soubory cookies, které nám pomáhají analyzovat používání a výkonnost našich webových stránek a služeb; a
· souhlas cookies – soubory cookies používáme k ukládání vašich preferencí k používání souborů cookies při procházení webové stránky.
Cookies můžete přijmout nebo odmítnout – včetně těch, které se používají ke sledování webových stránek – výběrem vhodných nastavení pro váš prohlížeč. Můžete nastavit prohlížeč, aby vás upozornil, když obdržíte nový soubor cookie, nebo je zcela zablokovat. Váš prohlížeč Vám také nabízí možnost odstranit soubory cookie (například pomocí funkce Vymazat historii prohlížení). Další informace naleznete ve funkci Nápověda pro uživatele v části Nastavení ve Vašem webovém prohlížeči. Aktuální informace o blokování a mazání souborů cookies můžete získat prostřednictvím těchto odkazů:
· Chrome (https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=cs)
· Firefox (https://support.mozilla.org/cz/kb/povolení-zakázání-cookies)
· Opera (https://help.opera.com/cs/latest/security-and-privacy/)
· Internet Explorer (https://support.microsoft.com/cs-cs/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies)
· Safari (https://www.apple.com/legal/privacy/cs/cookies/)
· Edge (https://privacy.microsoft.com/en-us/windows-10-microsoft-edge-and-privacy)
Blokování všech souborů cookies bude mít negativní vliv na použitelnost mnoha webových stránek. Pokud zablokujete cookies, nebudete moci používat všechny funkce našich webových stránek.
12. Cookies používané našimi poskytovateli služeb
Pro analýzu používání našich webových stránek používáme službu Google Analytics, webovou analytickou službu poskytovanou společností Google, Inc. ("Google").
Pravidla ochrany osobních údajů společnosti Google jsou k dispozici na (https://policies.google.com/privacy?hl=cs).
Používáme Facebook Pixel k analýze použití našich webových stránek. Tato služba používá soubory cookies k zajištění toho, aby se naše reklamy zobrazovaly správným lidem a vytvářely reklamní publikum. Můžete si prohlédnout pravidla ochrany osobních údajů tohoto poskytovatele služeb na (https://www.facebook.com/privacy/explanation/).
Upozorňujeme, že na této webové stránce je kód Google Analytics doplněn o "anonymizeIp", aby se zajistila anonymizovaná kolekce IP adres (tzv. IP-masking).
Online konzultace nejsou žádným způsobem zaznamenávány, a tedy nedochází ze strany správce k žádnému zpracování osobních údajů, které jsou obsahem online konzultace mezi Vámi a konzultantem. Na online konzultace využíváme platformu meet.jit.si. Pravidla ochrany osobních údajů naleznete tu.
13. Práva subjektu údajů v souvislosti s ochranou osobních údajů
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte kromě výše uvedených práv zejména následující práva:
· právo na přístup k osobním údajům (článek 15 nařízení); máte právo získat od nás potvrzení o tom, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům (jejich kopie), jakož i na doplňující informace v rozsahu stanoveném článkem 15 nařízení. Ve většině případů Vám tyto kopie Vašich osobních údajů a doplňující informace poskytneme v písemné listinné formě, pokud nepožadujete jiný způsob jejich poskytnutí. Pokud jste o poskytnutí těchto informací požádali elektronickými prostředky, budou vám poskytnuty elektronicky, bude-li to technicky možné.
· právo na opravu osobních údajů (článek 16 nařízení); přijímáme přiměřená opatření, abychom zabezpečili přesnost, úplnost a aktuálnost informací, které o Vás máme k dispozici. Toto právo Vám však umožňuje žádat od nás, abychom bez zbytečného odkladu opravili Vaše nesprávné osobní údaje nebo doplnili Vaše osobní údaje, jsou-li nepřesné, neúplné nebo neaktuální. Vezměte prosím na vědomí, že jste povinen poskytnout nám jen takové osobní údaje, které jsou úplné a správné, přičemž zodpovídáte za nepravdivost osobních údajů, které jste nám poskytli.
· právo na vymazání osobních údajů (právo „být zapomenut“) (článek 17 nařízení), a to bez zbytečného odkladu po uplatnění tohoto práva, například v případě, že Vaše osobní údaje již nejsou potřebné k účelu, pro který jsme je získali nebo zpracovávali, pokud jste odvolali svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, na základě kterého provádíme zpracování Vašich osobních údajů, a neexistuje jiný právní základ pro zpracování osobních údajů (například smlouva, kterou máme s Vámi uzavřenou), pokud namítáte zpracování osobních údajů dle čl. 21 nařízení nebo pokud Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s nařízením a zákonem. Toto Vaše právo je však třeba posoudit z pohledu všech relevantních okolností. Například můžeme mít určité právní a regulační povinnosti, což znamená, že nebudeme moci Vaší žádosti vyhovět.
· právo na omezení zpracovávání osobních údajů (čl. 18 nařízení), v zákonem stanovených případech máte právo od nás žádat, abychom přestali zpracovávat Vaše osobní údaje, například, pokud namítáte správnost osobních údajů, které o Vás máme, avšak pouze během období umožňujícího nám ověřit správnost Vašich osobních údajů, namítáte proti zpracování osobních údajů automatizovaným rozhodováním nebo zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s nařízením a zákonem a namítáte vymazání Vašich osobních údajů, přičemž místo toho žádáte omezení jejich použití nebo namítáte vymazání Vašich osobních údajů, které my jako správce již nepotřebujeme a chceme je vymazat, avšak potřebujete je vy, například k prokazování, uplatňování nebo obhajování svých právních nároků v probíhajícím soudním řízení.
· právo na přenositelnost osobních údajů (článek 20 nařízení), to znamená právo získat od nás Vaše osobní údaje, které jste nám předtím poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje přenesli k dalšímu správci za splnění zákonných podmínek; uplatněním tohoto práva není dotčeno Vaše právo na vymazání osobních údajů. Právo na přenositelnost se však týká pouze osobních údajů, které jsme od Vás získali na základě souhlasu nebo na základě smlouvy, jejíž jste smluvní stranou.
· právo namítat proti zpracování osobních údajů (článek 21 nařízení), pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na našem legitimním oprávněném zájmu nebo pokud Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem přímého marketingu, včetně profilování při takovém zpracování. V případě, že podáte námitku a my neprokážeme přesvědčivý legitimní oprávněný důvod pro zpracování Vašich osobních údajů, nebo podáte-li námitku vůči zpracování Vašich osobních údajů za účelem přímého marketingu, nebudeme Vaše osobní údaje pro tyto účely dále zpracovávat.
· právo na to, aby se na Vás nevztahovalo rozhodnutí, které je založeno výlučně na automatizovaném zpracování osobních údajů, včetně profilování, pokud by takové automatizované rozhodování a profilování mělo ve vztahu k Vám právní účinky nebo Vás významně ovlivňovalo (článek 22 nařízení). Jak jsme však uvedli, při zpracovávání vašich osobních údajů z naší strany nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování,
· právo podat stížnost u dozorového úřadu (článek 77 nařízení); pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s nařízením, resp. zákonem můžete podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem na adrese: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://www.uoou.cz, tel. číslo: +420 234 665 800, E-mail:posta@uoou.cz.
Vaše práva můžete uplatnit osobně podáním písemné žádosti poštou na adresu společnosti Světova 523/1, Libeň, 180 00 Praha nebo elektronicky na e-mail: gdrp@topdoktor.cz